各类账簿登记方法的详细指南

各种账簿的具体登记方法

在会计实务中，各种账簿的格式和具体登记方法是多种多样的。概括起来，账簿的登记方法主要有以下几种：

一、根据记账凭证直接登记账簿

这是一种最基本的记账方法。在经济业务较少、使用记账凭证数量不多的情况下，可以直接根据记账凭证逐笔登记总账。在采用专用记账凭证时，如果一张原始凭证只涉及一笔经济业务，即一份记账凭证只填列一笔会计分录，账簿记录的经济业务与记账凭证内容完全一致，可以直接根据记账凭证登记账簿。如果一张原始凭证涉及几笔经济业务，即一份记账凭证填列几笔会计分录，或原始凭证数量较多且其反映的经济业务内容同类，则可根据管理上的需要，对一张或数张内容相同的原始凭证，编制记账凭证汇总表（亦称科目汇总表或汇总记账凭证），然后根据记账凭证汇总表登记账簿。在我国，总账登记的依据主要采取记账凭证汇总表和科目汇总表。

二、根据原始凭证或汇总原始凭证登记账簿

在根据原始凭证直接登记账簿的情况下，记账凭证只是作为登记账簿的“过账媒介”，其作用在于保证账簿记录的真实性和正确性。因此，记账凭证本身不负载经济业务的原始数据，其格式可以简化，内容可以减缩。在业务量很小，使用记账凭证的财会部门，可以根据原始凭证或汇总原始凭证直接登记账簿。这种方法简化了会计核算的某些中间环节，但在总分类账登记时工作量较大，也容易出现差错。因此，这种方法一般适用于规模较小、经济业务不多的单位。

三、根据多栏式日记账登记账簿

在业务量较大、收付款业务较多的单位，为了简化记账手续，可以使用多栏式现金日记账和银行存款日记账。它们将收入业务和支出业务按对应科目归类汇总后一次记入总分类账，减少了记账次数，简化了记账手续。其具体做法如下：

1. 根据现金和银行存款的收款业务，按对应的贷方科目分设专栏，将现金或银行存款的收入数记入各专栏的贷方，以反映各对应科目的现金或银行存款的流入数。

2. 根据现金和银行存款的付款业务，按对应的借方科目分设专栏，将现金或银行存款的付出数记入各专栏的借方，以反映各对应科目的现金或银行存款的流出数。

3. 每日营业终了时，根据各专栏的合计数，分别计算出各对应科目的发生额，并据以登记总分类账。

采用多栏式日记账，简化了收付款业务较多的总账的登记工作，同时，通过多栏式日记账，可以清楚地反映出资金的来源和用途，便于进行账目的分析和检查。但是，多栏式日记账的账页篇幅一般较大，容纳的科目有限，登记起来也不方便，所以，一般适用于现金和银行存款的收付款业务较多的单位。

四、根据记账凭证和科目汇总表登记账簿

科目汇总表，亦称记账凭证汇总表，它是根据一定时期内的记账凭证，按相同会计科目进行归类编制而成的。其编制方法是：先将各记账凭证按其编号顺序加以汇总，然后将汇总期内所有记账凭证涉及的会计科目，分别按“借方”和“贷方”的合计数填列在相应的会计科目栏内，以反映各科目的本期借、贷方发生额。最后还要分别计算出全部会计科目的借方合计和贷方合计，并将二者进行比较，借以检查本期所有会计科目的借方发生额和贷方发生额是否相等，以此作为总分类账的登记依据。

采用科目汇总表方法登记总账，可以根据科目汇总表上各会计科目的本期发生额一次过记总分类账，减少了登记总账的工作量。同时，由于科目汇总表是根据一定时期内的全部记账凭证，按相同会计科目进行归类编制而成的，从而便于了解在一定时期内经济业务的总括情况，有利于进行会计分析和检查。科目汇总表方法的缺点是，由于只汇总各会计科目的本期发生额，而不反映各科目的对应关系和经济业务的来龙去脉，因而不利于分析、检查经济活动情况和根据账簿记录查找、核对账目。采用这种方法，一般应根据科目汇总表分别编制“试算平衡表”，以检查记账工作有无差错。同时，各账户的明细分类账，应根据各原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证逐笔登记。

五、根据汇总记账凭证登记账簿

汇总记账凭证，是根据一定时期内的记账凭证，分别按收款业务、付款业务和转账业务定期加以汇总而编制成的。其编制方法是：先将一定时期内的全部记账凭证，按收款业务、付款业务和转账业务分类进行整理；然后，分别按“借方”和“贷方”科目，对同类业务进行汇总；最后，计算出汇总借方的合计数和汇总贷方的合计数，并将其填列在相应的汇总记账凭证中。同时，还要分别计算出全部会计科目的借方合计和贷方合计，并据以检查汇总记账凭证编制的正确性。

汇总记账凭证分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证三种格式。在采用汇总记账凭证的单位，应根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证的合计数，分别登记总分类账的各个会计科目的借、贷方发生额。这样，既可以大大减轻登记总分类账的工作量，又可以清晰地反映账户的对应关系，便于进行账目的分析和检查。